Toàn bộ quy trình, từ đăng ký đến khi tiền về
Bạn bắt đầu bằng việc đăng ký tài khoản và xác minh danh tính một lần. Việc này bao gồm giấy tờ tùy thân và thông tin cơ bản về công việc của bạn. Sau đó, mỗi khi có dự án mới, bạn mô tả khách hàng và nội dung công việc trong vài dòng. Không cần tạo pháp nhân ở nước ngoài, không cần mở tài khoản ngân hàng Mỹ.
Khi bạn đã điền đủ thông tin, PANORAMA payments tạo hóa đơn và gửi cho khách hàng. Hóa đơn đứng tên một công ty Hoa Kỳ, vì vậy quy trình kế toán của khách hoàn toàn nội địa: họ thanh toán bằng ACH hoặc chuyển khoản trong nước, bằng đô la Mỹ, vào tài khoản ngân hàng của công ty đó. Nếu khách cần, họ có thể yêu cầu mẫu W-9, một biểu mẫu thuế chuẩn của IRS.
Khách hàng không nhất thiết phải là người Mỹ. Hóa đơn có thể xuất cho người trả tiền ở bất kỳ quốc gia nào không bị trừng phạt, và được ghi bằng một trong mười một loại tiền tệ, bao gồm đô la Mỹ, euro, bảng Anh, đô la Canada, đô la Úc và franc Thụy Sĩ. Dù người trả là công ty hay cá nhân, tiền vẫn được nhận bởi công ty Hoa Kỳ.
Sau khi khách thanh toán, PANORAMA payments khấu trừ một khoản phí nền tảng duy nhất và chuyển phần còn lại cho bạn tại Việt Nam. Bạn có thể nhận qua chuyển khoản ngân hàng, SWIFT, SEPA, Wise, tài khoản nội địa, hoặc tài sản số định danh bằng đô la, tùy theo quy định. Không có phí đăng ký hàng tháng, và bạn không phải trả gì cho đến khi khách đã thanh toán xong.
Giấy tờ và những gì khách hàng nhận được
Với mỗi hóa đơn, khách hàng của bạn nhận được một chứng từ hoàn chỉnh, hợp lệ cho quy trình kế toán Mỹ. Họ không phải xử lý thanh toán quốc tế, không phải khấu trừ thuế nhà thầu nước ngoài, và không cần biết thông tin ngân hàng của bạn ở Việt Nam. Mọi việc diễn ra như thể họ đang trả tiền cho một nhà cung cấp nội địa.
Nếu khách yêu cầu mẫu W-9, PANORAMA payments có thể cung cấp ngay. Điều này thường được bộ phận kế toán yêu cầu trước khi phát hành thanh toán, đặc biệt với các công ty lớn. Bạn không cần phải tự điền mẫu này, vì nó liên quan đến công ty Hoa Kỳ đứng tên hóa đơn, không phải cá nhân bạn.
Bạn vẫn chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế của mình tại Việt Nam. PANORAMA payments không phải là người sử dụng lao động của bạn và cũng không đưa ra tư vấn thuế. Tiền bạn nhận được là doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ, và bạn nên tự tìm hiểu hoặc hỏi kế toán viên về cách kê khai phù hợp.
Hóa đơn theo cách ngành lồng tiếng hoạt động
Công việc của bạn thường được tính theo đơn vị giao: một spot quảng cáo, một bài e-learning, một chương sách nói. Có dự án tính giá trọn gói theo bản scope đã chốt, có dự án tính theo phút hoặc từ. PANORAMA payments không áp đặt cấu trúc giá; bạn mô tả công việc và số tiền, hệ thống sẽ tạo hóa đơn đúng như vậy.
Một đặc thù của nghề lồng tiếng là quyền sử dụng. Phí cho một spot quảng cáo thường gắn với một khung thời gian phát sóng: ba tháng, sáu tháng, một năm. Nếu khách hàng thanh toán trễ, bạn có thể mất cơ hội hoặc phải thương lượng lại. Vì vậy, việc gửi hóa đơn qua một công ty Mỹ giúp giảm ma sát thanh toán: khách chỉ cần xử lý như mọi nhà cung cấp nội địa, và tiền về đúng kỳ vọng trước khi chiến dịch bắt đầu.
Khi bạn tạo hóa đơn, hãy mô tả rõ phạm vi cấp quyền trong mục ghi chú. Ví dụ: "Quyền sử dụng: quảng cáo truyền hình và trực tuyến tại Hoa Kỳ, thời hạn 6 tháng kể từ ngày phát sóng đầu tiên." Điều này giúp khách hàng hiểu rõ và tránh tranh chấp sau này.
Đăng ký và bắt đầu
Việc đăng ký diễn ra trực tuyến, trong một lần duy nhất. Bạn cần một địa chỉ email, giấy tờ tùy thân hợp lệ, và thông tin tài khoản ngân hàng hoặc ví để nhận tiền. Quá trình xác minh danh tính thường mất vài phút nếu giấy tờ rõ ràng. Sau đó, bạn có thể tạo hóa đơn ngay.
Trước khi gửi hóa đơn đầu tiên, hãy chuẩn bị sẵn vài dòng mô tả về khách hàng và công việc. Bạn không cần phải tiết lộ chi tiết hợp đồng; chỉ cần tên khách, quốc gia, mô tả dịch vụ và số tiền. Hệ thống sẽ lo phần còn lại.
Một điểm đáng chú ý: bạn chỉ bị tính phí khi khách hàng đã thanh toán thành công. Nếu hóa đơn không được trả, bạn không mất gì. Điều này khác với nhiều dịch vụ thu phí đăng ký hoặc phí duy trì hàng tháng.