Warum eine amerikanische Rechnung den Ablauf erleichtert
Große Studios und Werbeagenturen in den USA haben oft strenge interne Vorschriften für die Freigabe von Rechnungen aus dem Ausland. Die Buchhaltung fordert eine amerikanische Steuernummer, eine Adresse im Inland und Zahlungen über heimische Banken. Wenn diese Voraussetzungen fehlen, gerät der Zahlungslauf ins Stocken oder die Steuerabteilung verlangt komplizierte Quellensteuerabzüge, die den Aufwand für beide Seiten erhöhen.
Durch den Einsatz einer US-Firma als Zahlungsabwickler taucht auf der Rechnung ein inländisches Unternehmen auf. Die Buchhaltung Ihres Kunden kann den Vorgang wie jede andere Inlandsrechnung behandeln. Das Formular W-9 steht auf Anforderung bereit. Der Arbeitsablauf im Studio bleibt unverändert, weshalb Ihre Rechnungen nicht in der dortigen Warteschlange hängen bleiben.
Die tatsächliche Rechtslage und Verantwortung
Diese Methode bedeutet nicht, dass Sie eine eigene US-Firma gründen oder eine amerikanische Anschrift erhalten. Sie werden nicht Inhaber eines US-Bankkontos und erhalten keine persönliche Steuernummer vom amerikanischen Staat. Die Rechnung wird von einer bereits bestehenden US-Firma als ausführendem Händler ausgestellt, wobei Ihre konkrete Arbeit als Inhalt aufgeführt wird.
Für Ihre eigenen Steuern im Heimatland bleiben Sie allein verantwortlich. Das System stellt keine Steuerberatung dar und fungiert keineswegs als Arbeitgeber. Sie arbeiten weiterhin als selbstständiger Auftragnehmer und müssen die Einnahmen nach den Gesetzen Ihres Wohnsitzlandes deklarieren.
Der genaue Ablauf einer Zahlung
Nachdem Sie sich einmal registriert und Ihre Identität bestätigt haben, tragen Sie die Details zum Kunden und zum Auftrag ein. Sie erstellen die Rechnung im System. Der Kunde erhält das Dokument und begleicht es in US-Dollar per ACH oder regulärer Überweisung an die US-Firma.
Sobald das Geld dort eingegangen ist, zieht die Plattform eine einzige Gebühr ab. Den verbleibenden Betrag erhalten Sie in Ihrem Heimatland. Je nach Standort geschieht dies über eine SEPA-Überweisung, SWIFT, ein lokales Bankkonto, Wise oder auf Wunsch in Form von digitalem Guthaben in Dollar. Es gibt keine monatliche Grundgebühr, und vor dem Zahlungseingang des Kunden fallen keinerlei Kosten an.
Umgang mit unterschiedlichen Währungen und internationalen Kunden
Nicht jeder Kunde sitzt in den USA. Sie können die Rechnungen auch für Auftraggeber aus anderen Ländern ausstellen, solange diese nicht auf Sanktionslisten stehen. Insgesamt stehen elf verschiedene Währungen zur Auswahl, darunter Euro, britische Pfund sowie kanadische und australische Dollar.
Unabhängig davon, in welcher Währung der Kunde zahlt oder wo er ansässig ist, läuft der Zahlungseingang über die US-Firma. Dies schützt Sie vor den üblichen Hürden bei grenzüberschreitenden Direktüberweisungen und sorgt dafür, dass internationale Zahlungen berechenbar ankommen.