Việc xong rồi, tiền vẫn kẹt ở biên giới
Quy trình đã chạy. Bạn bàn giao dashboard, webhook, tài liệu vận hành. Khách Mỹ hài lòng. Rồi họ hỏi: gửi hóa đơn đi, bộ phận kế toán cần đối chiếu. Lúc đó bạn mới thấy vướng.
Ngân sách vận hành của họ chỉ quen mua phần mềm. Họ có thể mua một công cụ SaaS năm mươi đô một tháng mà không ai hỏi gì, nhưng khi cần trả cho một cá nhân nước ngoài, quy trình vendor onboarding của họ thường không có đường cho trường hợp đó. Vendor nước ngoài cần mã số thuế Mỹ hoặc tài khoản ngân hàng Mỹ. Bạn có thể không có cả hai. Khách không cố ý làm khó, chỉ là hệ thống của họ không được thiết kế cho việc này.
Kết quả là bạn thuộc nhóm ‘nhà cung cấp ngoại lệ’. Kế toán phải xin duyệt đặc biệt. Có thể họ đề nghị trả qua PayPal hoặc Wise cho đỡ phiền, nhưng nhiều công ty Mỹ không được phép thanh toán qua các kênh đó cho vendor nước ngoài. Bạn đã hoàn thành công việc chuyên môn, giờ phải mất thêm nhiều giờ chỉ để đòi tiền.
Cơ chế: hóa đơn từ một công ty Mỹ
Bạn đăng ký tài khoản PANORAMA payments và xác minh danh tính một lần. Trước khi xuất hóa đơn, bạn mô tả khách hàng và công việc đã làm: tên khách, email, phạm vi công việc, số tiền, đơn vị tiền tệ. Hệ thống sử dụng thông tin đó để phát hành hóa đơn.
Hóa đơn được phát hành bởi một công ty Mỹ với tư cách người bán chính thức, có sẵn mẫu W-9 để cung cấp cho khách hàng khi họ yêu cầu. Khách hàng của bạn nhận một hóa đơn nội địa hoàn toàn bình thường, thanh toán bằng ACH hoặc chuyển khoản đến một ngân hàng Mỹ, hoàn tất quy trình kế toán như với bất kỳ vendor Mỹ nào khác. Họ không phải đụng đến giấy tờ quốc tế.
Khách hàng không nhất thiết phải là công ty Mỹ. Nếu bạn có khách ở châu Âu hoặc châu Á, hóa đơn có thể phát hành bằng mười một loại tiền tệ, bao gồm USD, EUR, GBP, CAD, AUD, CHF. Dù người trả là công ty hay cá nhân, tiền đều được nhận bởi công ty Mỹ rồi chuyển tiếp về tài khoản của bạn.
Thanh toán về Việt Nam
Khi khách hàng của bạn thanh toán, PANORAMA payments trừ một khoản phí nền tảng duy nhất, rồi chuyển phần còn lại cho bạn. Không có phí đăng ký, không thu phí trước. Bạn không phải trả gì cho đến khi tiền từ khách về tài khoản của công ty Mỹ.
Tùy bạn chọn cách nhận: chuyển khoản ngân hàng trong nước, SWIFT, SEPA, hoặc qua Wise. Nếu tài khoản ngân hàng Việt Nam của bạn nhận được USD, bạn cũng có thể chọn nhận bằng tài sản kỹ thuật số định danh bằng đô la. Thông tin về từng phương thức sẽ hiển thị khi bạn thiết lập tài khoản.
Trách nhiệm thuế của bạn tại Việt Nam không thay đổi. PANORAMA payments không phải là người sử dụng lao động của bạn, không khấu trừ thuế thay bạn. Tiền chuyển về tài khoản Việt Nam của bạn là doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ, và bạn tự kê khai theo quy định.
Quy trình cho công việc tự động hóa
Khi bạn nhận một dự án tự động hóa cho khách Mỹ, cách bạn bán và bàn giao không thay đổi. Thay đổi là ở khâu thanh toán. Khách hàng Mỹ của bạn thường thoải mái trả tiền cho phần mềm như Zapier hay Make, nhưng để trả cho bạn, họ cần một hóa đơn hợp lệ trong hệ thống nội bộ của họ.
Bạn ghi rõ phạm vi công việc trong đơn: xây dựng quy trình chuyển lead từ CRM sang Slack, đồng bộ dữ liệu giữa Google Sheets và HubSpot, thiết lập cảnh báo lỗi, viết tài liệu bàn giao. Mỗi dòng hóa đơn ghi một công việc đã hoàn thành. Khách nhìn vào thấy đúng việc họ cần mua, kế toán thấy đúng quy trình. Bạn nhận được tiền, dù công việc ban đầu là cố định một khoản hay theo giờ.
Với công việc duy trì hàng tháng, bạn chỉ cần gửi hóa đơn một lần, nếu muốn, có thể định kỳ hàng tháng. Không cần nói lại với khách rằng họ phải trả qua một công ty trung gian mỗi lần; một lần bàn giao thông tin là đủ.