В W-9 получатель платежа указывает своё имя, тип налогоплательщика (физлицо, LLC, корпорация и так далее), адрес и американский налоговый номер: SSN для человека или EIN для компании. В конце он подписью подтверждает, что эти данные верны и что он является американским налоговым лицом. В налоговую службу форму никто не отправляет: она остаётся у плательщика, и тот по ней готовит свою отчётность, например форму 1099-NEC, если такая отчётность нужна.
Американским налоговым лицом считаются граждане США, держатели грин-карты, те, кто стал налоговым резидентом по времени пребывания в стране, и американские компании. Тот, кто живёт и работает за пределами США и ни к одной из этих групп не относится, W-9 не заполняет. Для него есть W-8BEN (для физлица) или W-8BEN-E (для компании): эти формы подтверждают обратное, что получатель иностранный.
Почему клиенты вообще просят W-9 у иностранца. Процессы закупок большинства американских компаний рассчитаны на местных поставщиков: без W-9 новую карточку поставщика просто не заводят. Для иностранного получателя нужна отдельная процедура с W-8BEN, решением об удержании налога и международным платежом, и в небольших компаниях её часто нет. Поэтому просьба «пришлите W-9» чаще означает не проверку вас, а то, что бухгалтерия умеет работать только с местными поставщиками.
Если клиент просит у вас W-9, не подписывайте её, если вы не американское налоговое лицо: подписывая форму, вы подтверждаете налоговый статус, которого у вас нет. Есть два честных ответа. Первый — предложить W-8BEN и попросить бухгалтерию завести вас как иностранного поставщика; это работает, если у клиента есть такая процедура. Второй — выставлять счета через американскую компанию, которая сама является налоговым лицом США: тогда W-9 клиенту даёт она, а вы остаётесь её исполнителем и подаёте ей свою W-8BEN.
Так работает PANORAMA payments: счёт клиенту выставляет компания из США, её собственную W-9 клиент получает по запросу, платит по ACH или wire, а вам выплата уходит способом, доступным в вашей стране. Комиссия платформы 10% с оплаченного счёта, по партнёрскому или промокоду 7%. Какие документы получает клиент вместе с оплаченным счётом, показано на странице как вы получаете оплату, а что писать в самом счёте иностранной компании, разобрано в статье как выставить счёт иностранной компании.
Может ли иностранный фрилансер сам заполнить W-9?
Нет, если он не американское налоговое лицо. W-9 подтверждает именно такой статус, и подпись под ней делается под ответственность за достоверность. Иностранец подаёт W-8BEN (физлицо) или W-8BEN-E (компания).
Форму W-9 отправляют в налоговую?
Нет. Она остаётся у плательщика: он берёт из неё данные для своей отчётности и хранит на случай проверки. В налоговую службу её отдельно никто не подаёт.
Клиент требует именно W-9, а не W-8BEN. Что делать?
Уточнить, есть ли у бухгалтерии процедура для иностранных поставщиков. Если нет, остаётся выставлять счёт через американскую компанию, которая сама предоставит свою W-9. Подписывать W-9 от своего имени, не будучи американским налоговым лицом, нельзя.
Как W-9 связана с формой 1099-NEC?
Напрямую: по данным из W-9 плательщик заполняет 1099-NEC на того, кому платил, если такая отчётность требуется. Иностранному получателю с W-8BEN форма 1099-NEC обычно не выдаётся.
Что будет, если не дать клиенту ни W-9, ни W-8BEN?
Чаще всего платёж просто не проведут: поставщика без налоговой формы не заводят. Если же проведут, плательщик по американским правилам может быть обязан удержать часть суммы в качестве резервного налога, поэтому форму лучше отдать до первой оплаты.