Как выставить счёт иностранной компании: что в нём должно быть

Кто на самом деле проверяет ваш счёт

Инвойс почти никогда не смотрит тот, с кем вы договаривались о работе. Его получает бухгалтерия или отдел закупок, для которых ваша задача — это просто ещё один документ, который нужно провести в учётной системе. Их работа — не оценивать качество кода или дизайна, а сверить документ с набором формальных требований: правильные стороны, ясная сумма, подходящая формулировка, нужные налоговые формы. Если что-то не совпадает, документ не отклоняют со скандалом — его молча возвращают с просьбой поправить.

Отсюда практический вывод: чем меньше у бухгалтерии клиента поводов задавать вопросы, тем быстрее вы получите деньги. Дальше — то, что конкретно проверяют.

Бухгалтерия не оценивает качество работы. Она сверяет документ с чек-листом.

Что должно быть в счёте

• Стороны — точные юридические названия и реквизиты, без сокращений и разночтений с договором
• Описание работ — что сделано, а не общая формулировка вроде «услуги»
• Сумма и валюта — однозначные, без пересчёта на глаз
• Банковские реквизиты — те же, что в учётной записи поставщика у клиента
• Сроки — дата выставления и срок оплаты, желательно теми же словами, что в договорённости
• Налоговые формы — W-9 или W-8BEN, по запросу клиента

Стороны и описание работ

Юридическое название вашей стороны должно совпадать с тем, что указано в договоре или переписке, вплоть до организационно-правовой формы, если она у вас есть. Расхождение в одну букву — повод для бухгалтерии клиента открыть отдельную проверку вместо того, чтобы просто провести платёж.

С описанием работ сложнее. Общая формулировка вроде «IT services» или «консультационные услуги» выглядит безопасно, но именно она чаще всего застревает: бухгалтерии клиента нужно понять, к какой статье расходов отнести платёж, а по такой строке это невозможно. Работает обратное — конкретика: что было сделано, за какой период, со ссылкой на договор или заявку, если она существует. Чем точнее описание, тем меньше у клиента причин уточнять детали до оплаты.

Нужно ли вам для этого юрлицо

Разночтение возникает часто: кажется, что выставить приличный счёт можно только от имени компании. На практике сторона в счёте — это тот, кто по договору выполняет работу, и это может быть как компания, так и физическое лицо или предприниматель по законам вашей страны. Бухгалтерию клиента интересует не форма собственности сама по себе, а то, совпадает ли она с тем, что указано в договоре и в налоговой форме.

Проблема возникает не из-за отсутствия компании, а из-за смены формы на середине работы: если в договоре указано одно лицо, а в счёте вдруг другое, документ снова уходит на проверку. Форма может быть любой, но она должна оставаться одной и той же от первого письма до последнего платежа.

Сумма, валюта и сроки

Сумма и валюта должны читаться однозначно: если работа оценивалась в одной валюте, а платёж ожидается в другой, это стоит явно указать, а не оставлять на пересчёт получателю. При нескольких позициях — этапах, статьях работ — стоит разбить сумму по строкам, а не давать одну цифру за период: так проще сверить со сметой или заявкой на оплату.

Если оплата разбита на этапы — например, аванс и финальный платёж, — каждый счёт должен явно указывать, какую часть работы он закрывает и как соотносится с общей суммой по договору. Без этого бухгалтерия клиента не может свести платежи с обязательством и снова возвращает документ на уточнение.

Срок оплаты должен быть написан теми же словами, что вы согласовали устно или в переписке — «net 15», «net 30» или конкретная дата, а не расплывчатое «в разумные сроки». Дата выставления и период, за который выставлен счёт, тоже должны быть на месте: это первое, что сверяет бухгалтерия при поступлении документа.

W-9 и W-8BEN на пальцах

Обе формы — это то, чем американская сторона подтверждает налоговому ведомству, кто получил платёж. [W-9](/glossary/ru/w-9) заполняет американский поставщик: он подтверждает, что является налоговым резидентом США, и по этой форме клиент может отчитаться о платеже как о внутреннем. W-8BEN заполняет иностранное физическое лицо или компания — по сути та же логика, но с обратным знаком: документ прямо говорит бухгалтерии клиента, что перед ней иностранный получатель платежа.

Разница на бумаге небольшая, а разница в процессе — существенная. Платёж по W-8BEN многие компании заводят как международный: отдельная процедура оформления поставщика, иногда вопросы об удержании налога у источника. Платёж по W-9 заводится как обычный, внутренний. Форму обычно запрашивает сам клиент или его бухгалтерия; без неё процедура оформления поставщика может попросту не сдвинуться с места.

Почему клиенты из США часто просят местного поставщика

Даже идеально оформленный счёт с W-8BEN иногда не спасает, потому что причина отказа — не в документе. У части американских компаний закупочная политика вообще не предусматривает работу с иностранными поставщиками: заведение нового вендора из другой страны стоит их внутренней бухгалтерии дороже, чем стоит сам контракт, особенно если он разовый или небольшой. Это решение самой компании, а не оценка вашей работы или вашего счёта.

Здесь и появляется третий путь, отдельный от прямого SWIFT: счёт выставляет не иностранный подрядчик, а американская компания — [merchant of record](/glossary/ru/merchant-of-record), которая указывает в счёте вашу работу. Для закупок клиента это снимает саму причину отказа: перед ними местный поставщик с W-9, а не решение о том, заводить ли иностранного контрагента.

Как это выглядит у нас

У PANORAMA payments счёт клиенту выставляет американская компания, а к оплаченному счёту прилагается полный комплект: сам инвойс, договор на услуги, квитанция об оплате и W-9 по запросу клиента. С вас удерживается одна комиссия платформы 10%, которая по партнёрскому или промокоду снижается до 7%; всё остальное переводится вам. Как выглядит путь от выставления счёта до выплаты, показано в разборе [«как вы получаете оплату»](/how-you-get-paid/ru).