Tên đầy đủ của mẫu này là 'Request for Taxpayer Identification Number and Certification'. Nội dung khá gọn: tên công ty hoặc cá nhân, loại hình pháp nhân, địa chỉ và mã số thuế như EIN. Bên điền và ký W-9 là bên nhận tiền, không phải bên trả tiền.
Lý do khách hàng yêu cầu rất đơn giản: trước khi bộ phận accounts payable ở Mỹ thêm một nhà cung cấp mới vào hệ thống, họ cần W-9 để lưu dữ liệu thuế của nhà cung cấp đó, và nếu tổng thanh toán trong năm vượt một ngưỡng nhất định thì báo cáo qua mẫu 1099. Đây là yêu cầu chuẩn cho bất kỳ nhà cung cấp nội địa Mỹ nào, không phải điều gì đặc biệt nhắm vào một khách hàng hay công việc cụ thể.
W-9 chỉ áp dụng cho người nộp thuế tại Mỹ. Nhà cung cấp không phải người nộp thuế Mỹ thường được yêu cầu mẫu khác, W-8BEN cho cá nhân hoặc W-8BEN-E cho pháp nhân, và chính mẫu đó lại đánh dấu họ là nhà cung cấp nước ngoài trong mắt hệ thống của khách.
Đây là phần hay bị hiểu nhầm: freelancer ở ngoài nước Mỹ không bao giờ phải điền W-9, vì họ không phải người nộp thuế Mỹ. Bên cung cấp W-9 cho khách hàng là công ty merchant of record, ở đây là PANORAMA payments, vì đó chính là bên đứng tên bán trên hóa đơn. Khách hàng nhận được W-9 họ cần cho quy trình nội bộ, còn bạn không phải đụng đến bất kỳ mẫu thuế nào của Mỹ. Muốn biết phí bị trừ bao nhiêu trước khi tiền về tài khoản, xem công cụ tính khoản nhận được.
Freelancer ở ngoài nước Mỹ có cần điền W-9 không?
Không. W-9 chỉ dành cho người nộp thuế Mỹ. Công ty merchant of record xuất hóa đơn cho khách hàng của bạn là bên điền và cung cấp W-9, không phải bạn.
W-9 khác gì W-8BEN?
W-9 dùng cho người nộp thuế Mỹ để khai mã số thuế của họ. W-8BEN dùng cho cá nhân không phải người nộp thuế Mỹ, và việc dùng mẫu này lại báo cho hệ thống của khách biết nhà cung cấp là bên nước ngoài, thường kéo theo thủ tục thêm ở bộ phận kế toán của khách.
Khách hàng thường yêu cầu W-9 vào lúc nào?
Thường là trước khi khoản thanh toán đầu tiên được xử lý, khi nhà cung cấp mới được thêm vào hệ thống accounts payable của khách. Đây là bước thường quy, áp dụng như nhau cho mọi nhà cung cấp nội địa Mỹ, không phải dấu hiệu hóa đơn của bạn có vấn đề.
W-9 có chứa thông tin cá nhân của tôi với tư cách freelancer không?
Không. W-9 chứa thông tin của công ty merchant of record xuất hóa đơn, không phải thông tin cá nhân bạn. Tên và mô tả công việc của bạn vẫn nằm trên hóa đơn, tách biệt với mẫu thuế này.