Trong một giao dịch thông thường, công ty bán hàng hay dịch vụ cũng chính là bên đứng tên trên hóa đơn và gánh trách nhiệm thuế, pháp lý cho giao dịch đó. Merchant of record thay công ty đó đứng ra làm việc này: khách hàng trả tiền cho công ty merchant of record chứ không phải trực tiếp cho người cung cấp dịch vụ, và chính công ty này xuất hóa đơn, xử lý thanh toán, chịu trách nhiệm tuân thủ tại nơi nó hoạt động.
Điều này khác với payment processor, ví dụ cổng thanh toán thẻ, vốn chỉ chuyển tiền từ người mua sang người bán mà không thay đổi ai đứng tên là bên bán. Payment processor không tự xuất hóa đơn dưới tên mình và không gánh trách nhiệm của người bán; merchant of record làm cả hai việc đó.
Mô hình này thường tính bằng một khoản phí nền tảng trừ trên mỗi hóa đơn được thanh toán, mức chuẩn là 10% và có thể giảm xuống 7% nếu có mã đối tác hoặc mã khuyến mãi. Hóa đơn khách chưa trả thì không phát sinh phí nào.
Với freelancer làm việc cho khách hàng tại Mỹ, cách bộ phận kế toán của khách xử lý khoản thanh toán sẽ thay đổi hẳn. Thay vì xếp bạn vào diện nhà cung cấp nước ngoài cần mẫu W-8 và chuyển khoản quốc tế, bộ phận accounts payable của khách trả tiền cho một công ty nội địa Mỹ, có W-9 và nhận qua ACH như bất kỳ nhà cung cấp trong nước nào khác. PANORAMA payments đóng vai trò merchant of record đó: hóa đơn do công ty Mỹ của nền tảng phát hành, ghi rõ công việc bạn đã làm, rồi tiền được chuyển tới bạn ở quốc gia bạn đang sống. Toàn bộ quy trình, kể cả từng bước mất bao lâu, nằm ở trang cách bạn nhận tiền.
Merchant of record khác gì payment processor?
Payment processor chỉ chuyển tiền, còn bên bán gốc vẫn đứng tên trên hóa đơn. Merchant of record trở thành chính bên bán đó: nó xuất hóa đơn, thu tiền và chịu trách nhiệm tuân thủ cho giao dịch.
Merchant of record có trở thành người sử dụng lao động của tôi hay thay đổi nơi cư trú thuế của tôi không?
Không. Đây không phải quan hệ lao động, và nghĩa vụ thuế của bạn ở nơi bạn sinh sống không thay đổi. Merchant of record chỉ lo phần xuất hóa đơn cho khách; thuế vẫn là việc của riêng bạn.
Tên ai xuất hiện trên hóa đơn mà khách hàng của tôi nhận được?
Hóa đơn đứng tên công ty merchant of record, không phải tên cá nhân bạn và cũng không thể hiện như thể bạn sở hữu công ty đó. Phần mô tả công việc trên hóa đơn vẫn ghi đúng dịch vụ bạn đã thực hiện.
Tôi có cần tự lập công ty ở Mỹ để dùng mô hình này không?
Không cần. Đó chính là điểm cốt lõi của merchant of record: công ty xuất hóa đơn đã tồn tại sẵn và được nhiều freelancer dùng chung, bạn không phải đăng ký pháp nhân nào tại Mỹ.