W-9 — стандартна форма Служби внутрішніх доходів США (IRS): нею американська компанія перед виплатою фіксує, кому вона платить, і які дані вказати у своїй податковій звітності. Це внутрішня процедура для роботи з постачальниками в США, і бухгалтерія великих компаній просто не заводить рахунок постачальника без неї.
Коли рахунок клієнту виставляє merchant of record, стороною угоди для клієнта є саме ця американська компанія, а не фрілансер, який виконав роботу. Тому й W-9 у цій схемі подає MoR: це його форма, його ідентифікаційний номер, його відповідальність перед клієнтом. Фрілансер лишається виконавцем за окремим договором із платформою, а не прямим отримувачем коштів від клієнта.
Це відрізняється від ситуації, коли іноземна людина отримує гроші від американської компанії напряму: там мова йде вже про іншу форму, W-8BEN, і про інші вимоги до клієнтської бухгалтерії.
Для фрілансера це означає, що самому заповнювати W-9 не потрібно: ви не та сторона, якій американський клієнт платить напряму, тому й форма, яку просить його бухгалтерія, стосується не вас, а компанії-MoR. Якщо клієнт все ж запитує саме про вашу форму, найпростіша відповідь — показати, що рахунок і W-9 надає американська компанія, а ваша частина процесу — це виконання роботи й отримання виплати вже у себе.
PANORAMA payments саме так і працює: W-9 своєї компанії вона видає клієнту на запит, а фрілансер отримує виплату окремо, за вирахуванням комісії. Весь ланцюжок від інвойсу до грошей на вашому рахунку описаний у розділі як відбувається виплата.
Що таке форма W-9 і навіщо вона потрібна?
W-9 — форма IRS, якою американська компанія фіксує ідентифікаційний номер платника податків того, кому вона платить, перед тим як провести оплату і подати звітність. Це стандартний крок онбордингу постачальника в бухгалтерії США.
Чи повинен фрілансер сам подавати W-9?
Ні, якщо рахунок клієнту виставляє merchant of record. Пряму виплату від клієнта отримує компанія-MoR, тож саме вона є стороною, для якої й просять W-9. Фрілансер отримує наступну виплату вже від платформи, а не від клієнта напряму.
Чим W-9 відрізняється від W-8BEN?
W-9 заповнює американська особа чи компанія — отримувач платежу в США. W-8BEN, навпаки, підтверджує іноземний статус людини, якій американська компанія платить напряму. Це дві різні форми для двох різних схем виплат.