У W-9 отримувач платежу вказує своє ім'я, тип платника податків (фізична особа, LLC, корпорація тощо), адресу та американський податковий номер: SSN для людини або EIN для компанії. Наприкінці він підписом підтверджує, що дані правильні і що він є американською податковою особою. До податкової служби форму ніхто не надсилає: вона лишається у платника, і той за нею готує свою звітність, наприклад форму 1099-NEC, якщо така звітність потрібна.
Американською податковою особою вважаються громадяни США, власники грін-карти, ті, хто став податковим резидентом за часом перебування в країні, і американські компанії. Хто живе й працює за межами США і не належить до жодної з цих груп, W-9 не заповнює. Для нього є W-8BEN (для фізичної особи) або W-8BEN-E (для компанії): ці форми підтверджують протилежне, що отримувач іноземний.
Чому клієнти взагалі просять W-9 в іноземця. Процеси закупівель більшості американських компаній розраховані на місцевих постачальників: без W-9 нову картку постачальника просто не заводять. Для іноземного отримувача потрібна окрема процедура з W-8BEN, рішенням щодо утримання податку та міжнародним платежем, і в невеликих компаніях її часто немає. Тому прохання «надішліть W-9» частіше означає не перевірку вас, а те, що бухгалтерія вміє працювати лише з місцевими постачальниками.
Якщо клієнт просить у вас W-9, не підписуйте її, якщо ви не американська податкова особа: підписом ви підтверджуєте статус, якого не маєте. Чесних відповідей дві. Перша — запропонувати W-8BEN і попросити бухгалтерію завести вас як іноземного постачальника; це працює, якщо у клієнта така процедура є. Друга — виставляти рахунки через американську компанію, яка сама є податковою особою США: тоді W-9 клієнту надає вона, а ви лишаєтесь її виконавцем і подаєте їй свою W-8BEN.
Так працює PANORAMA payments: рахунок клієнту виставляє компанія зі США, її власну W-9 клієнт отримує на запит, платить через ACH або wire, а вам виплата надходить способом, доступним у вашій країні. Комісія платформи 10% з оплаченого рахунку, за партнерським або промокодом 7%. Які документи клієнт отримує разом з оплаченим рахунком, показано на сторінці як ви отримуєте оплату, а весь шлях від рахунку до грошей розібрано в статті як отримати оплату від клієнта зі США.
Чи може іноземний фрилансер сам заповнити W-9?
Ні, якщо він не американська податкова особа. W-9 підтверджує саме такий статус, і підпис під нею ставиться під відповідальність за достовірність. Іноземець подає W-8BEN (фізична особа) або W-8BEN-E (компанія).
Форму W-9 надсилають до податкової?
Ні. Вона лишається у платника: він бере з неї дані для своєї звітності та зберігає на випадок перевірки. До податкової служби її окремо ніхто не подає.
Клієнт вимагає саме W-9, а не W-8BEN. Що робити?
Уточнити, чи є в бухгалтерії процедура для іноземних постачальників. Якщо немає, лишається виставляти рахунок через американську компанію, яка сама надасть свою W-9. Підписувати W-9 від свого імені, не будучи американською податковою особою, не можна.
Як W-9 пов'язана з формою 1099-NEC?
Безпосередньо: за даними з W-9 платник заповнює 1099-NEC на того, кому платив, якщо така звітність потрібна. Іноземному отримувачу з W-8BEN форма 1099-NEC зазвичай не видається.
Що буде, якщо не дати клієнту ні W-9, ні W-8BEN?
Найчастіше платіж просто не проведуть: постачальника без податкової форми не заводять. Якщо ж проведуть, платник за американськими правилами може бути зобов'язаний утримати частину суми як резервний податок, тому форму краще віддати до першої оплати.