W-8BEN — форма IRS «Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner», якою фізична особа-нерезидент США підтверджує, що вона не є американським платником податків. Її просить американська компанія, коли планує заплатити людині напряму, без юридичної особи-посередника між ними.
Для клієнта це означає, що фрілансер стає в його бухгалтерії іноземним постачальником: потрібен окремий податковий супровід, часто утримання податку в США за замовчуванням або застосування податкового договору, міжнародний переказ замість внутрішнього і додаткова перевірка перед першою оплатою. Саме ця паперова робота — головна причина, чому частина американських компаній відмовляється платити фрілансерам напряму.
Це протилежність ситуації з merchant of record: там для клієнта все виглядає як робота зі звичайним внутрішнім постачальником, з W-9 замість W-8BEN, і без міжнародного переказу.
Для фрілансера, який отримує гроші від клієнта напряму, W-8BEN — це додаткова паперова робота на етапі онбордингу, і саме вона часто стає причиною відмови: бухгалтерія просто не готова возитися з іноземним постачальником заради одного проєкту. Коли рахунок клієнту натомість виставляє merchant of record, потреба в W-8BEN у клієнта зникає — з його погляду постачальник американський.
PANORAMA payments знімає цю паперову роботу з клієнта: рахунок виставляє вже наявна американська компанія, і W-8BEN клієнту просто не потрібна. Як виглядає весь процес із боку фрілансера, описано в розділі як відбувається виплата.
Що таке форма W-8BEN?
W-8BEN — форма IRS, якою іноземна фізична особа підтверджує свій неамериканський податковий статус перед тим, як отримати оплату від американської компанії напряму. Вона потрібна тоді, коли між платником і отримувачем немає американської юридичної особи-посередника.
Чому клієнти неохоче просять W-8BEN у фрілансера?
Бо це перетворює фрілансера на іноземного постачальника в бухгалтерії клієнта: потрібні окрема перевірка, міжнародний переказ і додаткові податкові процедури. Для компаній, які працюють лише з внутрішніми постачальниками, це часто взагалі не передбачено процесом.
Чи потрібна W-8BEN, якщо рахунок виставляє merchant of record?
Ні. Клієнт у такому разі платить американській компанії-MoR, яка подає власну W-9, тож іноземному фрілансеру заповнювати W-8BEN для цього клієнта не потрібно.