Formulir W-9 resminya bernama 'Request for Taxpayer Identification Number and Certification'. Isinya singkat: nama perusahaan atau perorangan, jenis badan usaha, alamat, dan nomor identifikasi pajak seperti EIN. Pihak yang mengisi dan menandatangani W-9 adalah pihak yang menerima pembayaran, bukan pihak yang membayar.
Alasan klien memintanya sederhana: sebelum tim accounts payable di AS menambahkan vendor baru ke sistem mereka, mereka butuh W-9 untuk mencatat data pajak vendor tersebut dan, bila jumlah pembayaran setahun melewati ambang tertentu, melaporkannya lewat formulir 1099. Ini permintaan standar untuk vendor domestik AS mana pun, bukan sesuatu yang khusus ditujukan pada satu klien atau satu jenis pekerjaan.
W-9 hanya berlaku untuk pembayar pajak AS. Vendor yang bukan wajib pajak AS biasanya diminta formulir lain, W-8BEN untuk perorangan atau W-8BEN-E untuk badan usaha, yang justru menandai mereka sebagai vendor asing di mata sistem klien.
Ini bagian yang sering disalahpahami: freelancer di luar AS tidak pernah mengisi W-9, karena mereka bukan wajib pajak Amerika Serikat. Yang menyediakan W-9 kepada klien adalah perusahaan merchant of record, dalam hal ini PANORAMA payments, karena dialah pihak yang tercatat sebagai penjual pada invoice tersebut. Klien mendapat W-9 yang mereka butuhkan untuk proses internal mereka, dan Anda tidak perlu berurusan dengan formulir pajak AS sama sekali. Untuk melihat berapa biaya yang terpotong sebelum dana sampai ke rekening Anda, cek kalkulator pembayaran.
Apakah saya sebagai freelancer di luar AS perlu mengisi W-9?
Tidak. W-9 hanya untuk wajib pajak Amerika Serikat. Perusahaan merchant of record yang menerbitkan invoice ke klien Andalah yang mengisi dan memberikan W-9, bukan Anda.
Apa beda W-9 dengan W-8BEN?
W-9 dipakai oleh wajib pajak AS untuk memberi tahu nomor identifikasi pajaknya. W-8BEN dipakai oleh perorangan bukan wajib pajak AS, dan justru menandakan ke sistem klien bahwa vendor tersebut adalah pihak asing, yang biasanya memicu proses tambahan di bagian keuangan klien.
Kapan klien biasanya meminta W-9?
Umumnya sebelum pembayaran pertama diproses, saat vendor baru didaftarkan ke sistem accounts payable klien. Ini langkah rutin, sama untuk semua vendor domestik AS, bukan tanda ada masalah dengan invoice Anda.
Apakah W-9 memuat data pribadi saya sebagai freelancer?
Tidak. W-9 memuat data perusahaan merchant of record yang menerbitkan invoice, bukan data pribadi Anda. Nama dan pekerjaan Anda tetap tercantum di deskripsi invoice, terpisah dari formulir pajak itu sendiri.