W-8BEN, यानी IRS का 'Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner', वह फॉर्म है जिससे कोई गैर-अमेरिकी व्यक्ति यह पक्का करता है कि वह अमेरिका में टैक्सपेयर नहीं है। कोई अमेरिकी कंपनी यह फॉर्म तब मांगती है जब वह किसी व्यक्ति को बिना किसी बीच की कंपनी के सीधे पेमेंट करने वाली होती है।
क्लाइंट के लिए इसका मतलब है कि फ्रीलांसर उसकी अकाउंटिंग में एक विदेशी सप्लायर बन जाता है: अलग टैक्स प्रोसेस, अक्सर डिफ़ॉल्ट टैक्स कटौती या टैक्स ट्रीटी का इस्तेमाल, इंटरनेशनल ट्रांसफर, और पहली पेमेंट से पहले अलग से जांच। यही कागज़ी काम मुख्य वजह है कि कई अमेरिकी कंपनियां फ्रीलांसर को सीधे पेमेंट करने से बचती हैं।
यह merchant of record वाली स्थिति से उलट है: वहां क्लाइंट के लिए सब कुछ एक सामान्य घरेलू सप्लायर जैसा दिखता है, W-8BEN की जगह W-9 होता है, और कोई इंटरनेशनल ट्रांसफर नहीं करना पड़ता।
जो फ्रीलांसर क्लाइंट से सीधे पेमेंट लेता है उसके लिए W-8BEN रजिस्ट्रेशन का एक अतिरिक्त कदम बन जाता है, और अक्सर यही मना करने की वजह भी बनता है: अकाउंटिंग टीम एक प्रोजेक्ट के लिए विदेशी सप्लायर का पूरा प्रोसेस अपनाने को तैयार नहीं होती। जब क्लाइंट को invoice इसके बजाय merchant of record भेजता है, तो क्लाइंट को W-8BEN की ज़रूरत ही नहीं पड़ती, उसे एक अमेरिकी सप्लायर दिखता है।
PANORAMA payments इस कागज़ी काम को क्लाइंट के सामने से हटा देता है: invoice पहले से मौजूद अमेरिकी कंपनी भेजती है, इसलिए क्लाइंट को W-8BEN मांगने की नौबत ही नहीं आती। फ्रीलांसर की तरफ से यह सब कैसे दिखता है, यह पेमेंट कैसे मिलता है में बताया गया है।
W-8BEN फॉर्म क्या है?
W-8BEN IRS का फॉर्म है, जिससे कोई विदेशी व्यक्ति अमेरिकी कंपनी से सीधे पेमेंट लेने से पहले अपना गैर-अमेरिकी टैक्स स्टेटस दिखाता है। यह तब ज़रूरी होता है जब पेमेंट देने वाले और लेने वाले के बीच कोई अमेरिकी कंपनी न हो।
क्लाइंट W-8BEN मांगने में हिचकिचाते क्यों हैं?
क्योंकि इससे फ्रीलांसर क्लाइंट की अकाउंटिंग में विदेशी सप्लायर बन जाता है, जिसके लिए अलग जांच, इंटरनेशनल ट्रांसफर और टैक्स प्रोसेस चाहिए होते हैं। जो कंपनियां सिर्फ घरेलू सप्लायर के साथ काम करने के लिए बनी हैं, उनके सिस्टम में यह प्रोसेस अक्सर होता ही नहीं।
अगर invoice merchant of record भेजे तो क्या W-8BEN चाहिए?
नहीं। ऐसे में क्लाइंट अमेरिकी MoR कंपनी को पेमेंट करता है, जो अपनी W-9 देती है, इसलिए फ्रीलांसर को उस क्लाइंट के लिए W-8BEN भरने की ज़रूरत नहीं पड़ती।