W-9 अमेरिकी टैक्स एजेंसी IRS का एक स्टैंडर्ड फॉर्म है। कोई भी अमेरिकी कंपनी किसी को पेमेंट करने से पहले इससे उसका टैक्सपेयर आइडेंटिफिकेशन नंबर और रिपोर्टिंग के लिए ज़रूरी जानकारी ले लेती है। यह अमेरिका में सप्लायर के साथ काम शुरू करने की एक आम आंतरिक प्रक्रिया है, बड़ी कंपनियां इसके बिना किसी सप्लायर को अपने सिस्टम में जोड़ती ही नहीं।
जब क्लाइंट को invoice merchant of record भेजता है, तो क्लाइंट के लिए सौदे का असली पक्ष वही अमेरिकी कंपनी होती है, न कि वह फ्रीलांसर जिसने काम किया। इसलिए इस ढांचे में W-9 भी MoR ही देता है: यह उसी का फॉर्म है, उसी का पहचान नंबर है, और क्लाइंट के सामने जिम्मेदारी भी उसी की है। फ्रीलांसर प्लेटफ़ॉर्म के साथ अपने अलग समझौते के तहत काम करता है, क्लाइंट से सीधे पेमेंट पाने वाला पक्ष नहीं बनता।
यह उस स्थिति से अलग है जब कोई विदेशी व्यक्ति किसी अमेरिकी कंपनी से सीधे पेमेंट पाता है, वहां बात एक दूसरे फॉर्म की होती है, W-8BEN, और क्लाइंट की अकाउंटिंग टीम के लिए ज़रूरतें भी अलग हो जाती हैं।
फ्रीलांसर के लिए इसका मतलब है कि खुद W-9 भरने की ज़रूरत नहीं पड़ती: आप वह पक्ष नहीं हैं जिसे अमेरिकी क्लाइंट सीधे पेमेंट करता है, इसलिए क्लाइंट की अकाउंटिंग टीम जो फॉर्म मांगती है वह आपसे नहीं, MoR कंपनी से जुड़ा होता है। अगर क्लाइंट फिर भी आपकी W-9 के बारे में पूछे, तो सीधा जवाब यही है कि invoice और W-9 अमेरिकी कंपनी देती है, आपका हिस्सा काम पूरा करना और अपनी तरफ पेमेंट पाना है।
PANORAMA payments इसी तरह काम करता है: अपनी कंपनी की W-9 वह क्लाइंट को मांगने पर दे देता है, और फ्रीलांसर को कमीशन काटकर बाकी रकम अलग से मिलती है। invoice से लेकर आपके खाते तक पूरा रास्ता पेमेंट कैसे मिलता है में बताया गया है।
W-9 फॉर्म क्या है और यह क्यों मांगा जाता है?
W-9 IRS का फॉर्म है, जिससे अमेरिकी कंपनी पेमेंट करने से पहले पाने वाले का टैक्सपेयर पहचान नंबर दर्ज करती है, ताकि वह सही रिपोर्टिंग कर सके। अमेरिका में यह किसी नए सप्लायर को अकाउंटिंग सिस्टम में जोड़ने का एक आम कदम है।
क्या फ्रीलांसर को खुद W-9 भरनी पड़ती है?
अगर invoice merchant of record भेज रहा है तो नहीं। सीधा पेमेंट क्लाइंट से MoR कंपनी को जाता है, इसलिए W-9 भी उसी की मांगी जाती है। फ्रीलांसर को अगली पेमेंट प्लेटफ़ॉर्म से मिलती है, क्लाइंट से सीधे नहीं।
W-9 और W-8BEN में क्या फर्क है?
W-9 अमेरिकी व्यक्ति या कंपनी भरती है, जो अमेरिका में ही पेमेंट पा रही होती है। W-8BEN इसके उलट यह बताता है कि पेमेंट पाने वाला व्यक्ति अमेरिका से बाहर का है, और तब सीधे पेमेंट होता है। दोनों फॉर्म दो अलग तरह के पेमेंट ढांचे के लिए हैं।