O W-9 é um formulário da Receita Federal americana, o IRS. Uma pessoa ou empresa contribuinte nos Estados Unidos preenche e assina esse documento para certificar seu número de identificação fiscal (SSN ou EIN) para quem vai pagá-la. Com esse dado, quem paga consegue, quando necessário, declarar o pagamento através de um 1099 e confirmar que não precisa reter imposto na fonte.
É por isso que o setor de contas a pagar de um cliente americano pede o W-9: é o passo padrão antes de cadastrar qualquer fornecedor novo, independentemente do tipo de serviço prestado. Não é uma exigência incomum nem um sinal de desconfiança; é o mesmo formulário pedido a qualquer outro fornecedor doméstico.
O W-9 é, por definição, para contribuintes dos Estados Unidos. Um freelancer que mora e declara impostos fora dos EUA não é quem deveria, nem a rigor quem pode, certificar esse formulário. O documento equivalente para uma pessoa estrangeira paga diretamente é o W-8BEN, com uma função diferente.
Quando seu cliente nos Estados Unidos pede um W-9, na prática ele quer confirmar que está pagando um fornecedor doméstico. Se você fatura por meio de um merchant of record, é a empresa americana que apresenta o próprio W-9: é ela a contribuinte dos EUA nessa transação, não você. Você continua declarando seus rendimentos no seu país, normalmente.
Com a PANORAMA payments, esse W-9 fica disponível para o cliente sem que você precise providenciar nada. O restante do processo, do cadastro ao recebimento, está descrito em como funciona o fluxo de pagamento.
Posso apresentar meu próprio W-9 se não moro nos Estados Unidos?
Não. O W-9 certifica o número fiscal de um contribuinte americano. Se você não declara impostos nos EUA, o formulário que corresponderia a você, caso fosse pago diretamente por uma empresa americana, é o W-8BEN, não o W-9.
Por que um cliente pede um W-9 antes de pagar uma fatura?
Porque esse é o passo padrão para cadastrar um fornecedor novo no sistema de contas a pagar. Com o número fiscal certificado, o cliente consegue lançar a despesa e emitir um 1099 quando necessário, sem depender de dados não verificados.
O que fazer se o cliente insistir em pedir um W-9 diretamente a mim?
Geralmente é um mal-entendido sobre quem é o fornecedor formal na operação. Quando a fatura é emitida por uma empresa americana como merchant of record, é ela quem fornece o próprio W-9; vale esclarecer isso com o financeiro do cliente para o pagamento não travar.