Por que clientes dos EUA recusam fornecedores estrangeiros

O que a recusa realmente significa

Três preocupações diferentes se escondem atrás de uma única frase. A primeira é a retenção de imposto: pagar uma pessoa estrangeira pode gerar obrigação de reter tributo na fonte, e se isso for feito errado quem responde é quem paga, não quem recebe. A segunda é o processo: incluir um fornecedor de fora significa coletar um formulário W-8BEN, levar uma exceção até o financeiro e, muitas vezes, passar por uma revisão de compliance. A terceira é a auditoria: um pagamento que saiu do país exige uma documentação que uma nota fiscal doméstica simplesmente não exige.

Nenhuma dessas razões tem a ver com o seu trabalho, com o seu preço ou com as suas referências. Por isso discutir esses pontos não faz nada andar.

As três saídas que funcionam

• Entregar a eles um fornecedor local. Com um merchant of record (MoR), a fatura sai de uma empresa americana que tem W-9 disponível, e o processo do cliente roda sem nenhuma alteração. É a única opção que elimina a objeção em vez de negociar com ela.
• Usar um marketplace que eles já têm. Se o cliente já está cadastrado no Upwork ou numa plataforma parecida, essa conta é um canal de pagamento previamente aprovado. Você paga comissão e a plataforma passa a ser dona da relação, mas o atrito já foi resolvido.
• Conseguir uma exceção aprovada. Às vezes é possível em contratos grandes, e é lento. Conte com várias semanas e com alguém dentro da empresa que queira que isso aconteça.

O que não funciona

Dar desconto. Uma política de compras não é uma negociação de preço, e oferecer ser mais barato transforma um problema de papelada em um problema de valor, que é o debate errado de se ter e um mau debate de se ganhar. Também não adianta mandar o seu próprio modelo de fatura e pedir que eles “só façam a transferência”: um pagamento fora do processo fica parado, porque ninguém quer assumir a decisão.

Como levantar o assunto sem soar como gambiarra

Diga como um fato sobre a sua estrutura, porque é isso que ele é: “Você vai receber a fatura da nossa entidade americana, com o W-9 em arquivo.” É uma frase comum numa conversa comum de compras. Apresentar isso como um truque esperto convida a um escrutínio que o arranjo não precisa e não merece. É a mesma estrutura que lojas de aplicativos e revendedores de software usam há décadas.

O contrato que você perdeu para um concorrente local geralmente se perdeu no contas a pagar, não na proposta.

Quanto isso custa para você

Um merchant of record cobra um percentual sobre cada fatura paga. Se isso é caro ou não depende inteiramente do que você usa como comparação: custa mais do que uma transferência bancária e menos do que os contratos que você deixa de fechar. Se os seus clientes já pagam sem reclamar, você não precisa de um. Se você continua ouvindo alguma versão de “só trabalhamos com fornecedores americanos”, você já está pagando por isso, só que não numa fatura.